視頻會議系統管理規定（2021）（視頻會議管理辦法）

第一章 總 則

為了正確、規范地使用視頻會議系統, 提高會議舉辦的效率及質量 , 保證視頻會議能夠長期有效地進行, 特制定本規定。

第二章 設備管理

一、視頻會議系統主要由攝像頭、 話筒、 會議專用電腦、圖像顯示設備、音箱設備等構成。

二、視頻會議系統設備是會議專用設備，除開展視頻會議外，嚴禁挪作他用。

三、嚴禁在視頻會議專用電腦上安裝其他無關軟件，并定期做好病毒防護等安全維護工作。

四、視頻會議系統的各項設備參數是已經設定好的，與會人員在使用時，不得隨意更改。

五、視頻會議系統設備由辦公室指定專人進行保管和維護；運營部指定專人提供技術保障、負責定期進行視頻會議系統的檢查，如發現設備、軟件及線路等出現故障，應及時進行設備維修、軟件調試及故障排除。

六、各部門使用視頻會議系統設備前，必須至辦公室辦理登記手續， 在使用期間， 要妥善保管好設備， 會議結束后，及時將設備交還辦公室。

第三章 會議管理

一、視頻會議的召開本著節約經費、提高會議效率的原則進行，凡是適合以視頻會議方式召開的會議、培訓等，應通過視頻會議方式實施。

二、各中支、各支公司如使用視頻會議，需由本單位視頻會議申請人提前兩天在綜合管理部進行申請，緊急會議需提前一天進行申請，綜合管理部確認公司會議室可以使用后，將通知具體可用會議室。

三、會議預定好以后，主辦部門要通過郵件及時通知參會人員會議的時間和議題。

四、視頻會議應在會議室召開，如遇特殊情況，應保證開會辦公室環境良好、無噪音。

五、 與會人員要在會議開始前半小時準時打開設備，隨時與參會人員進行 視頻和音頻的效果 調試，確保視頻會議的正常使用， 如發現問題， 要及時向本單位信息技術人員反映 ，排除故障。調試完畢的單位，必須將麥克調至關閉狀態，以免分會場聲音傳至主會場，影響整個會議效果。

六、所有參會人員必須提前 5 分鐘到達會場，保持會議嚴肅性，嚴禁遲到、早退現象。

七、視頻會議進行過程中， 各參會單位應保持會場安靜，會議中如有單位需要發言時，方可打開麥克進行講話，除發言單位外，所有分會場均關閉話筒。

第四章 其 他

一、視頻會議設備放臵環境要做到干燥、防水、防塵并保持溫度不要過高。

二、會議結束后要及時將各項設備電源關閉。若由于不當操作損壞設備的，按照維修價格進行賠償。

三、遺失或因工作不慎導致設備損毀的按照設備的殘值進行賠償。